I-Interim Rijk implementeert razendsnel Zaakgericht Werken binnen SZW

Toen de directie Uitvoeringstaken Arbeidsvoorwaardenwetgeving (UAW) van het ministerie van SZW vorig jaar een oud workflowsysteem moest vervangen, zijn ze te rade gegaan bij I-Interim Rijk. Wat zou bij ons passen? En hoe pakken we deze verandering aan? De ingeschakelde I-Interimmers kwamen met het advies: kies voor Zaakgericht Werken. Dik een jaar later, ruim voor de deadline, stond er een nieuw systeem en wordt er volop op de nieuwe wijze gewerkt. Hoe is dit verlopen? We vroegen het projectleider Patricia Croese en opdrachtgever Martin van der Goes.

Black Box

Martin is directeur SZW/UAW en met zijn organisatie onder andere verantwoordelijk voor de processen van algemeenverbindendverklaring van cao’s en de verplichtstelling van pensioenregelingen. Dit zijn complexe procedures waar voor werkgevers en werknemers grote belangen aan vastzitten. Martin: ‘Het systeem dat wij hanteerden stamde uit 2004 en ging vorig jaar richting end-of-life. Er moest dus iets nieuws komen, en het liefst ook iets gebruiksvriendelijkers en efficiënters. Het oude systeem was een soort black box. Cao’s werden aangemeld in ons systeem, maar vervolgens was het onduidelijk voor de gebruiker wat er mee gebeurde en wie er mee bezig was. Dat was één van de zaken die we wilden verbeteren.’

Zaakgericht werken

Patricia is binnen I-Interim Rijk een expert op het gebied van Zaakgericht Werken. Een collega I-Interimmer deed bij UAW in eerste instantie een verkenning en hielp met de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem. Ook gaf hij het advies voor implementatie van Zaakgericht Werken en schakelde direct Patricia in om de transitie te bespreken. Patricia: ‘Ik ben begonnen met een workshop voor de directie UAW over Zaakgericht Werken. Kort gezegd is dat een werkwijze waarin de gebruiker altijd centraal staat. Dus: wat werkt het fijnst en het best voor de ketenpartners? Dat moest het uitgangspunt worden. Om een voorbeeld te geven uit het dagelijks leven: wanneer je online een trui koopt wil je als klant graag weten wanneer je de trui ontvangt en wat de status is. En wanneer het niet goed verloopt: wie is er met jouw bestelling bezig? Simpel, snel en altijd actuele info. Daar streven wij ook naar met ons zaaksysteem. Minder rompslomp, maar wél duidelijk en inzichtelijk.’

Martin en Patricia vermaken zich met een potje tafelvoetbal

Project ‘Iets Simpels Dat Werkt’

Op de vraag hoe het project precies heet, verschijnen er grote grijnzen op de gezichten van Patricia en Martin. Patricia: ‘We hebben het intern steeds Project ISDW genoemd, oftewel: Iets Simpels Dat Werkt. Dat dekte eigenlijk het beste de lading van wat we deden. We hebben namelijk een hoop versimpeld, voor zowel de eindgebruikers als voor onszelf. De keuze voor Zaakgericht Werken betekent ook een nieuwe manier van werken voor de medewerkers bij UAW, uiteraard hebben we ook veel energie gestoken in de begeleiding daarvan.’ Martin vult aan: ‘Het is heel bijzonder om te zien hoe goed onze collega’s deze veranderingen hebben opgepakt, ook al zijn die niet altijd makkelijk geweest. Het biedt onze behandelaars meer ruimte om hun taken op hun eigen wijze in te vullen, het is vooral een kwestie van je draai weten te vinden. We merken dat dit steeds beter gaat. Wij hebben heel betrokken collega’s, dat helpt enorm om dit soort trajecten soepel te laten verlopen.’

'Wat werkt het fijnst voor de ketenpartners? Dat moest het uitgangspunt worden.'

Tevreden

Martin kijkt met veel tevredenheid terug op het project, dat in mei dit jaar werd afgesloten met een speciaal symposium. ‘Het symposium was een bijzonder moment. De minister en de DG spraken mooie woorden en die dag was alles live. Ook lanceerden we een compleet vernieuwde website, om een volledig informatiepakket voor de klant te kunnen bieden’, vertelt Martin. ‘Dat zat overigens niet eens in de scope van het project’, vult Patricia aan. ‘Maar het bleek noodzakelijk om ook de website te vervangen, dus dat hebben we er nog even bijgedaan.’ Vanuit zijn rol als opdrachtgever is Martin enorm blij met de inzet van Patricia: ‘Ja, dat was heel prettig samenwerken. Ik bewonder dat ze altijd kalm blijft, en tegelijkertijd goed en scherp analyseert. Ik vond het ook knap hoe ze in deze complexe omgeving zo snel tot de kern kon komen. Er stond anderhalf jaar voor dit project, maar mede dankzij Patricia hebben we het in een jaar tijd afgerond!’