Soepel starten bij I-Interim Rijk met de Onboarding app

Een nieuwe baan is leuk en ook een beetje spannend. Hoe gaat je nieuwe werkomgeving eruitzien? Met wie krijg je te maken? Wat is de cultuur binnen de nieuwe organisatie? En welke praktische zaken moet je regelen? Om deze vragen te beantwoorden en om direct goed te verbinden met nieuwe collega’s, gaat I-Interim Rijk intern werken met een Onboarding app. Projectleider Mariet Mevis vertelt over nut, noodzaak én de ontwikkeling van de app.

Waarom is er gekozen voor een Onboarding app?

‘Bij I-Interim Rijk werkt het gros van de medewerkers op opdracht bij onze klanten. Dat maakt het relatief uitdagend om direct vanaf de start goed te verbinden met de organisatie. We organiseren al enige tijd maandelijkse onboardingdagen om nieuwe medewerkers te verwelkomen en informeren. Dit zijn waardevolle dagen, maar erg compact. We kregen terug dat de nieuwe mensen daarbij vaak informatie misten en op onze beurt konden wij in dat korte contactmoment niet alles delen wat we wilden. Daarom hebben we gekozen voor de Onboarding app als aanvulling. Hiermee kunnen we nieuwe collega’s uitgebreid vertellen over I-Interim Rijk en direct handige tips en tricks meegeven. Zo willen we vanaf het begin een gevoel bij hen creëren van daar hoor ik bij!’

Mariet Mevis

Kun je iets vertellen over de inhoud en werking van de app?

‘Vanaf het moment dat je bij I-Interim Rijk wordt aangenomen, krijg je toegang tot de app. Dit kan dus soms al ruim voor je eerste werkdag of je onboardingdag zijn. De informatie komt gefaseerd beschikbaar in de app: hoe dichter je bij je eerste werkdag komt, hoe meer informatie je te zien krijgt. De app is ingedeeld in thematische hoofdstukken, bijvoorbeeld over onze bedrijfscultuur of over de vak- en expertgroepen die we hebben.

We werken met zowel tekst als korte video’s. De bedoeling is dat je op een luchtige manier en op je eigen tempo kennis kunt maken met de organisatie, de mensen die hier werken en dat je een indruk krijgt van de sfeer. Wat hebben wij jou te bieden als I-Interim Rijk? Hoe kun je je naast je opdracht ontwikkelen? Welke afspraken hebben we met elkaar gemaakt over samenwerken? En wie is wie binnen de organisatie? Uiteraard staan de veelgestelde vragen in de app, evenals belangrijke telefoonnummers en andere praktische zaken die op je af komen als je hier komt werken.’

'Het is ontzettend belangrijk dat mensen zich thuis voelen bij hun werkgever en dat ze goed geïnformeerd worden'

Hoe ben jij als projectleider te werk gegaan?

‘Bij aanvang van het project werkte ik samen met een collega-projectleider die de inkooptechnische zaken heeft geregeld. Ik richtte me in mijn rol als Projectleider Content op de invulling van de app. Ten eerste: welke informatie moest erin en op welke manier? Ik ben begonnen met het interviewen van nieuwe medewerkers. Wat waren hun ervaringen met de onboarding? Wat hebben ze hierin gemist? Wat zouden zij terug willen zien in een app? Dat was de basis. Ik heb door de tijd heen intensief contact gehouden met de leverancier, dat was een fijne samenwerking. Zij faciliteerden ook een Onboarding Game waarin we met een groep collega’s hebben gebrainstormd over de inhoud. Hier kwam een eerste versie uit, waarin ik ben gaan snijden en vullen, steeds opnieuw er doorheen en perfectioneren. Tussendoor hebben we ook hele toffe filmpjes opgenomen voor in de app. Na een aantal weken had ik een versie die ik heb voorgelegd aan collega’s. Met die feedback hebben we inmiddels de laatste hand gelegd aan de app en nu kunnen we deze introduceren bij de nieuwe medewerkers die in november en december in dienst komen!’

Met welk resultaat ben jij écht tevreden?

‘Ten eerste zou ik het heel tof vinden om te horen dat de app echt bijdraagt aan de verbondenheid van nieuwe collega’s met I-Interim Rijk. We gaan dat meetbaar maken met feedback-opties binnen de app. Daarnaast hoop ik dat de app op termijn ook binnen andere onderdelen van het I-Ecosysteem zal worden ingezet. Daar wordt momenteel ook naar gekeken. Ik vind dat dit soort moderne oplossingen passen binnen het I-Ecosysteem. Niet alleen uit praktische overwegingen, maar ook omdat het ontzettend belangrijk is dat mensen zich thuis voelen bij hun werkgever en dat ze goed geïnformeerd worden. Daar worden mensen niet alleen heel blij van, maar hierdoor kunnen ze uiteindelijk hun werk ook beter doen. Daar ben ik van overtuigd!’